תפעול | תהליכים | מערכות
אפיון תהליכים ומערכות לארגונים ורשויות
חיבור בין תפעול, משתמשים ומערכות ליצירת תהליכי עבודה ישימים ושיפור השימוש במערכות קיימות.
במקרים רבים המערכת קיימת, אבל העבודה בפועל עדיין מתנהלת מחוץ אליה - באקסלים, הודעות, טלפונים ותלות באנשים ספציפיים.
כאשר המערכת קיימת - אבל העבודה עדיין מתנהלת מחוץ אליה
בארגונים רבים קיימת מערכת שעונה על רוב הצרכים, אך בפועל העבודה עדיין מתנהלת בצורה ידנית, לא אחידה או מחוץ למערכת.
במקרים כאלה, האתגר אינו בהכרח המערכת עצמה - אלא הדרך שבה התהליכים מוגדרים, מיושמים ומשולבים בשגרת העבודה היומיומית.
שינוי בתהליך העבודה
| האתגר (לפני) | הפתרון (אחרי) |
|---|---|
| עבודה מבוזרת ידנית בין מחלקות | תהליך עבודה סנכרוני במערכת |
| מידע מפוזר במערכות ובאקסלים | ריכוז נתונים ונגישות למנהלים |
| מערכת המשמשת ככלי תיעוד בלבד | המערכת ככלי עבודה יומיומי |
תחומי התמחות
מוקדים ושירות לתושב
התאמת תהליכי עבודה במוקדים, ניהול פניות וחלוקת אחריות בין מחלקות.
תהליכי עבודה תפעוליים
התאמת תהליכי עבודה, בקרה ותיעוד לצורך עבודה מסודרת וישימה מתוך המערכת.
שיפור תהליכי עבודה
מעבר מתהליכים ידניים לעבודה מסודרת באמצעות טפסים, אוטומציות ותהליכי בקרה.
חיבור בין מחלקות וגורמים
יצירת תהליכי עבודה ברורים ואחידים המחברים בין יחידות ארגוניות שונות.
התאמת מערכות קיימות
מיקסום השימוש במערכות קיימות באמצעות התאמת תהליכים, הרחבת שימושים והטמעת יכולות.
ליווי והטמעה
עבודה מול מנהלים ומשתמשים עד להפיכת התהליך לשגרת עבודה יציבה והטמעה בפועל.
אפיון מערכות חדשות
אפיון והגדרת תהליכים, צרכים ומבנה עבודה לצורך הקמה או בחירה של מערכת חדשה.
הערך שאני מביא
הבנה של העבודה בשטח
התאמת תהליכים ומערכות מתוך היכרות עם העבודה היומיומית של משתמשי הקצה והמנהלים.
חיבור בין תפעול למערכות
תרגום צרכים תפעוליים לתהליכי עבודה ברורים וישימים כחלק משגרת העבודה.
פתרונות ישימים
בניית תהליכים שמתאימים לעבודה היומיומית של המשתמשים ולא רק להגדרה הטכנית במערכת.
חיבור בין גורמים ומחלקות
יצירת תהליך עבודה אחיד וברור בין גורמים ומחלקות שונות בארגון, כולל הגדרת אחריות וממשקי עבודה.
איך נראה תהליך העבודה
העבודה מותאמת לצרכים ולמבנה הארגוני של כל רשות או ארגון, תוך שילוב בין הבנת התהליך, התאמת המערכת וליווי העבודה בפועל.
אבחון והבנת התהליך
פגישות עם מנהלים ומשתמשים לצורך הבנת צורת העבודה בפועל, נקודות עומס ופערים בתהליך הקיים.
אפיון והתאמה
התאמת תהליכי עבודה, טפסים, הרשאות ותצורות מערכת בהתאם לצרכים התפעוליים של הארגון.
ליווי והטמעה
עבודה מול מנהלים ומשתמשי קצה לצורך הטמעת התהליך והפיכתו לשגרת עבודה יציבה והטמעה בפועל.
בקרה ושיפור
דיוק והתאמות לפי הצורך לאחר תחילת העבודה בפועל, מתוך מטרה לייצר תהליך יציב לאורך זמן.
דוגמאות לתוצרים
דשבורד בקרה וניהול
ריכוז נתונים ממקורות שונים לתמונת מצב ויזואלית אחת בזמן אמת.
ממשקי עבודה וטפסים
אפיון טפסים ותהליכי דיווח דיגיטליים המותאמים לסביבת העבודה.
אתגרים נפוצים בארגונים ורשויות
תהליך עבודה שלא מנוהל בצורה אחידה
עבודה שמתבצעת דרך אקסלים, טלפונים או הודעות במקום בתהליך עבודה מסודר ואחיד.
מערכת שלא מנוצלת באופן מלא
מערכת קיימת שמכילה יכולות נוספות, אך בפועל נעשה שימוש רק בחלק מהאפשרויות הקיימות.
קושי בקבלת תמונת מצב ניהולית
קושי לקבל תמונת מצב ברורה, עדכנית ונגישה מתוך הנתונים והתהליכים הקיימים בארגון.
תיאום תהליכים בין מחלקות
יצירת רצף עבודה ברור בין גורמים ומחלקות שונות לצורך עבודה מסודרת, עקבית ורציפה יותר.
הרחבת שימוש במערכת למחלקות נוספות
מערכת קיימת שלא הורחבה למחלקות נוספות למרות פוטנציאל שימוש רחב יותר בארגון.
מנהלים ללא תמונת מצב
התאמת תהליכי עבודה ודוחות ליצירת מידע נגיש וברור למקבלי החלטות.
ניסיון בעבודה עם ארגונים ורשויות
העבודה כוללת ליווי תהליכים מול רשויות מקומיות, חברות וארגונים עם פעילות תפעולית, שירותית או חוצת-מחלקות.
ניר זיגלבוים
תהליכים | מערכות | צמיחה
לאורך השנים ליוויתי ארגונים ורשויות בתהליכי עבודה, אפיון מערכות חדשות, התאמות מערכת ומיקסום שימוש במערכות קיימות.
אני עובד מול מנהלים, משתמשי קצה ומחלקות שונות בארגון מתוך הבנה שהפתרון צריך לעבוד גם בשטח, ולא רק במסמך אפיון.
גישה מקצועית
אני לא מתחיל מהמערכת - אלא מהדרך שבה הארגון עובד בפועל.
במקרים רבים הפער אינו טכנולוגי, אלא תפעולי - ולכן העבודה מתמקדת בהתאמת התהליך, המשתמשים והמערכת לצורת העבודה בפועל, במטרה לייצר פתרונות ישימים שעובדים לאורך זמן.